استراتيجيات إدارة الوقت

الكثير من الأفراد وخاصة في العصر الحالي يعانون من مشكلة إهدار الوقت، حيث أنهم يقومون بإهدار الكثير من الوقت في أشياء ليست بالضرورة مهمة، لذلك أصبحت إدارة الوقت في العصر الحالي من أهم وأبرز الأمور التي يجب الاهتمام بها والاطلاع عليها من وقت إلى أخر.

لذلك، سنتحدث في تلك المقالة عن استراتيجيات إدارة الوقت وأنواعها والمكاسب التي يمكن الحصول عليها منها.

تعريف إدارة الوقت

قبل الحديث عن استراتيجيات إدارة الوقت، يجب بالبداية تعريف معنى إدارة الوقت.

إدارة الوقت تعني تنظيم أنشطتك ومهامك اليومية بطريقة مدروسة وواعية، بهدف الاستفادة القصوى من وقتك وتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية، فهي لا تقتصر على زيادة الإنتاجية فحسب، بل تساعدك أيضاً على تحديد أولوياتك بشكل أوضح، مما يتيح لك تخصيص وقت للراحة وتجديد طاقتك والعناية بنفسك جسدياً ونفسياً، دون الشعور بالذنب أو التوتر.

استراتيجيات إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية

إدارة الوقت تحمل الكثير من الاستراتيجيات التي يمكن القيام بها من أجل توفير الوقت، والتي تصبح ذات فعاليات مميزة ونتائج منطقية، من ضمن استراتيجيات إدارة الوقت هي كالأتي:

التأطير الزمني

تُعد استراتيجية التأطير الزمني من الأساليب الفعّالة الموجهة نحو تحقيق الأهداف ضمن استراتيجيات إدارة الوقت، حيث يُخصَّص إطار زمني محدد لكل مهمة أو جزء من المهمة، وتساعدك هذه الطريقة على تقسيم المشاريع أو المهام الكبيرة إلى أجزاء صغيرة يمكن إنجازها خلال فترات زمنية معقولة، مما يمنحك إحساسًا بالتقدم المستمر، ويفضل ألا يتجاوز الإطار الزمني لكل مهمة ثلاث ساعات، لتظل في أقصى درجات التركيز والإنتاجية.

تقسيم الوقت إلى فترات زمنية

تشبه هذه الطريقة التأطير الزمني، لكنها تركز على جدولة الوقت حسب نوعية المهام وليس كل مهمة على حدة، بدلاً من تحديد موعد لكل مهمة، تقوم بحجز فترات زمنية في جدولك لأداء مجموعات من المهام المتشابهة.

ابدأ بتحديد أولوياتك اليومية أو الأسبوعية، ثم نظّم مهامك المتقاربة في طبيعتها لتنجزها خلال فترة واحدة، ما يساعدك على تقليل التشتت وتحقيق مزيد من التركيز.

تقنية الطماطم 

تعتمد تقنية الطماطم في استراتيجيات إدارة الوقت على تقسيم وقت العمل إلى جلسات قصيرة تتخللها فترات راحة منتظمة، مما يُسهم في تعزيز التركيز الذهني والتحفيز الذاتي، واستخدم مؤقّتًا واضبطه على 25 دقيقة من العمل المتواصل على مهمة واحدة، ثم خذ استراحة قصيرة لمدة 5 دقائق، وبعد أربع جلسات، خذ استراحة أطول تتراوح بين 15 إلى 30 دقيقة، وهذه التقنية مفيدة بشكل خاص في مكافحة التسويف وزيادة الإنتاجية اليومية.

التهام الضفدع

مأخوذة من قول شهير للكاتب مارك توين: “إذا كانت مهمتك هي أكل ضفدع، فمن الأفضل أن تبدأ به أولًا في الصباح”، وتشجعك هذه الاستراتيجية على البدء بالمهام الأكثر صعوبة أو أهمية بمجرد بدء يومك، لأنها غالبًا ما تكون الأكثر تأثيرًا، وعند إنجازها مبكرًا، تشعر بالارتياح والتحفيز لبقية اليوم.

مبدأ باريتو

يعتمد مبدأ باريتو في استراتيجيات إدارة الوقت، المعروف بقاعدة 80/20، على فكرة أن 20٪ من الجهد ينتج عنه 80٪ من النتائج،  بناءً على ذلك، يُفضل أن تبدأ بالمهام السريعة والبسيطة التي تحقق نتائج واضحة لتكتسب دفعة من الإنجاز والتحفيز، وبعد ذلك، يمكنك التفرغ للمهام الأكبر التي تتطلب وقتًا ومجهودًا أكبر.

مبدأ إنجاز الأمور

يركز هذا المبدأ على تحرير العقل من عبء تذكّر المهام، من خلال تدوين كل ما يجب القيام به وتنظيمه في نظام واضح، وابدأ بتفريغ أفكارك وكتابة كل المهام التي تحتاج إلى إنجازها في مكان واحد، ثم قم بتصنيفها وترتيبها حسب الأولوية، مما يساعدك على اتخاذ إجراءات فعلية بدلًا من الانشغال بالتفكير في ما يجب القيام به.

نصائح لنجاح استراتيجيات إدارة الوقت

في أغلب الأمور، الاستراتيجيات وحدها لا تنجح لأنها تعتمد على الالتزام بها والمصابرة ورفض أي محاولة لتضييع الوقت، لذلك هناك بعض النصائح يمكن القيام بها لنجاح استراتيجيات إدارة الوقت

اربط المهام اليومية بالأهداف العامة

لتحقيق تناغم وانسجام بين العمل اليومي وأهداف المؤسسة الكبرى، ومن المفيد استخدام أدوات متخصصة في إدارة العمل، وتساعدك هذه الأدوات على ربط مهامك الفردية ومشاريع الفريق بالأهداف الإستراتيجية، مما يمنح الجميع رؤية أوضح ويعزز الشعور بالمسؤولية تجاه الأهداف المشتركة في استراتيجيات إدارة الوقت.

حدّد أولوياتك ونظّم مهامك بوضوح

كثيرًا ما يشعر الموظفون بالإرهاق بسبب غموض الأدوار وتعدد المهام غير الواضحة، وعندما يكون لديك تصور واضح عن ما يجب فعله، يقلّ شعورك بالتشتت وتزداد ثقتك بأنك تركز على ما هو فعلاً مهم، مما يؤدي إلى أداء أكثر اتزانًا وفعالية.

خطّط ليومك مسبقًا في نهاية كل يوم عمل

بدلًا من بدء يومك وأنت في حيرة من أين تبدأ، خصّص الدقائق الخمس الأخيرة من يومك لتحديد المهام التي ستنجزها في الغد، وهذا التخطيط المسبق في استراتيجيات إدارة الوقت يمنحك وضوحًا ودفعة تحفيزية لتبدأ يومك الجديد بثقة وتركيز.

راجع مهامك من وقت لآخر

من المهم أن تتوقف أحيانًا لتراجع قائمة المهام التي التزمت بها منذ فترة طويلة. اسأل نفسك: هل لا تزال هذه المهام متوافقة مع أهدافي أو أهداف الفريق؟ إذا وجدت مهامًا لم تعد ذات أهمية، فكر في تأجيلها أو تفويضها لشخص آخر، وركز وقتك وجهدك على ما يحقق أكبر تأثير.

مكاسب سريعة لتحسين إدارة الوقت

رغم أن استراتيجيات إدارة الوقت طويلة المدى تُعد فعالة، إلا أنها قد تحتاج إلى وقت لتظهر نتائجها. في المقابل، هناك خطوات بسيطة وسريعة يمكنك اتخاذها فورًا لإحداث فرق ملحوظ في طريقة إدارتك لوقتك، والمكاسب السريعة التي يمكن اكتسابها هي: 

كتم الإشعارات المؤقتًا

نحن ننتقل بشكل مستمر بين التطبيقات والإشعارات والمهام، مما يُشتت انتباهنا ويمنعنا من الوصول إلى حالة التركيز العميق.

قم بإيقاف الإشعارات مؤقتًا أو فعّل وضع الرجاء عدم الإزعاج، وأبلغ فريقك أنك ستكون متاحًا لاحقًا، ستلاحظ تحسّنًا فوريًا في قدرتك على التركيز وإنجاز المهام وتحسين استراتيجيات إدارة الوقت بالنسبة لك.

نظّم مكتبك في دقائق

خصص خمس دقائق فقط لترتيب مساحتك المادية، وتخلّص من الأوراق غير المهمة، ورتب الكتب والأدوات بشكل منظم، والبيئة المرتبة تساعد العقل على الشعور بالهدوء، مما يسهل عليك العودة للعمل بتركيز أعلى.

جمّع المهام المتشابهة معًا

بدلًا من التنقل العشوائي بين المهام المختلفة، خصص وقتًا معينًا للمهام المتشابهة ضمن مشروع واحد، وهذا الأسلوب يقلل من استهلاك الطاقة الذهنية الناتجة عن تبديل السياق، ويعزز من إنتاجيتك بشكل ملحوظ.

الأسئلة الشائعة حول استراتيجيات إدارة الوقت

ما أهمية استراتيجيات إدارة الوقت بالنسبة للأفراد؟

تُعد استراتيجيات إدارة الوقت ضرورية للأفراد نظرًا لطبيعة عملهم التي تتطلب التعامل مع عدة مهام في آنٍ واحد، إلى جانب الاستجابة لمتطلبات ومواعيد نهائية مختلفة من الأخرين، ومن خلال تطبيق هذه الاستراتيجيات بفعالية، يصبح بإمكانهم تنظيم أولوياتهم بشكل أفضل، واستخدام مواردهم بكفاءة، والالتزام بالمواعيد المحددة، مما يساعدهم على الحفاظ على إنتاجيتهم وجودة أعمالهم.

ما الخطوات اللازمة لإعداد جدول فعّال لإدارة الوقت؟

هناك العديد من الأساليب لوضع جدول فعّال لإدارة الوقت، ويُعد من أبرزها مصفوفة ستيفن كوفي، مؤلف كتاب “العادات السبع للأشخاص الأكثر فاعلية”.
تعتمد هذه المصفوفة على تصنيف المهام وفقًا لمدى أهميتها ومدى إلحاحها، مما يساعد على ترتيب الأولويات بوضوح.
على سبيل المثال:

• صيانة السيارة: مهمة وعاجلة
• زيارة مدرسة الطفلة: مهمة ولكن غير عاجلة
• التسوق: غير مهم ولكنه عاجل
• ريّ النباتات: ليس مهمًا ولا عاجلًا

ختاما، تُعد استراتيجيات إدارة الوقت من الأمور المهمة التي يحتاجها الفرد في الوقت الحالي، والتي تعبر عن سبب ضياع الوقت في الظروف الحالية في العصر الحديث، لذلك يجب الاستعانة بإستراتيجيات إدارة الوقت من أجل توفير الوقت الكافي لإنجاز المهام الأولوية.