نحن نعيش في عالم مزدحم بالمسؤوليات والرغبات: العائلة، العمل، الأصدقاء، والهوايات. جميعها جوانب مهمة في حياتنا، ونرغب في تخصيص وقت كافٍ لكل منها، لكن كثيرًا ما نصطدم بعائق شائع، وهو شعورنا بأن الوقت لا يكفي. كيف نرتّب هذه الأولويات؟ وكيف نُحسن إدارة يومنا لننجز أكثر ونعيش براحة؟
السرّ يكمن في امتلاك ثلاث مهارات أساسية: ترتيب الأولويات، إدارة الوقت، ورفع الإنتاجية، وهذه المهارات لا تأتي بالفطرة فقط، بل تحتاج إلى وعي وتعلُّم وتطبيق مستمر، لذلك، سنتحدث في المقالة عن مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات بكافة تفاصيلها
ما هي أساليب ترتيب الأولويات؟
تنقسم مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات إلى عدة أنواع، وهذا لتخطيط ما يمكن إنجازه فالمقدمة كالجزء الأهم والأكبر من اليوم، وتلك الأساليب تنقسم إلى الأتي:
مهم وعاجل
يشمل هذا الأسلوب جميع المهام والظروف التي تجمع بين الأهمية القصوى والضرورة الفورية، أي أنها تتطلب تدخّلًا سريعًا ولا يمكن تأجيلها، وغالبًا ما يكون الشخص فيها مقيدًا بمواعيد نهائية صارمة، حيث لا يملك خيار التأخير، ويُطلب منه إتمام المهمة على الفور، ومن المهم أن نُدرك أن ليس كل ما يقع ضمن هذه الخانة مؤثر على مستقبلك أو يحمل طابعًا استراتيجيًا؛ فكثير منها مجرد ردود فعل على مواقف طارئة أو التزامات يومية ملحّة، لذلك، تُعد مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات أساسية هنا لتجنب الانغماس الدائم في معالجة الطوارئ.
أمثلة: اجتماع طارئ في الكلية، مكالمة من أستاذ تطلب ردًا عاجلًا، اختبار عليك تقديمه، أو تقرير يجب تسليمه خلال ساعات.
مهم وغير عاجل
هذا الأسلوب تمثل جوهر مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات، فهي تحتوي على كل الأمور المصيرية التي تشكّل أساس نجاحك في المستقبل، مثل تطوير الذات، والتخطيط بعيد المدى، وبناء علاقات قوية ومثمرة، ورغم أن هذه الأمور لا تستدعي تنفيذًا فوريًا، إلا أن تجاهلها أو تأجيلها مرارًا سيؤثر سلبًا على جودة حياتك على المدى الطويل، والسر في النجاح هنا هو أن تخصص وقتًا منتظمًا لهذه المهام رغم أنها لا تبدو مُلحّة، فكلما عملت عليها مبكرًا، تجنّبت الضغوط المستقبلية وتمكنت من التقدّم بثبات في حياتك.
أمثلة: تعلم لغة جديدة كالإنجليزية، تحديث السيرة الذاتية، البدء في مشروع استثماري يؤمّن دخلك بعد التقاعد.
غير مهم وعاجل
في كثير من الأحيان، نصادف مهامًا أو مواقف تبدو ملحة لكنها لا تحمل قيمة حقيقية على المدى البعيد. وهنا يكمن الفخ! إذ يقع الكثير في خطأ التعامل مع هذه المهام وكأنها شديدة الأهمية، مما يؤدي إلى استنزاف الوقت والطاقة فيما لا يعود بفائدة تُذكر، والتعامل الصحيح مع هذه الخانة يتطلب امتلاك مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات بوعي وذكاء، حتى لا تُستنزف طاقتك في مهام يمكن تفويضها أو تقليص وقتها.
أمثلة: قضاء ساعات في تعديل تفاصيل صغيرة في عرض تقديمي، رغم أنها لن تُحدث فرقًا حقيقيًا في مضمونه أو فعاليته.
غير مهم وغير عاجل
وهي الخانة التي تمثل المهام الأقل قيمة في حياتك، ولا تحمل صفة الاستعجال ولا الأهمية، وغالبًا ما تكون مجرّد ملهيات تسرق من وقتك دون أن تشعر، والتمسك بمهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات في هذه الحالة يعني القدرة على التخلّي عن هذه الأنشطة أو تقليلها إلى أدنى حد، لأنها تشكل عائقًا أمام الإنجاز وتشوّش تركيزك على ما هو فعليًا مهم.
أمثلة: تصفّح وسائل التواصل الاجتماعي بشكل عشوائي، الانشغال بمحادثات غير مجدية، أو متابعة محتوى ترفيهي دون هدف واضح.
أهم العناصر في مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات
إدارة التركيز
ابدأ يومك بقائمة مهام واضحة ومحددة، تحدد فيها ما تريد إنجازه بدقة، واحرص على تجنب المشتتات التي تُضعف تركيزك وتُهدر وقتك، مثل مواقع التواصل الاجتماعي، أو المكالمات الهاتفية الطويلة، أو المقاطعات المتكررة من المحيطين بك، والمفتاح هنا هو أن تحمي مساحة تركيزك بكل الوسائل الممكنة، فكل دقيقة من التركيز تعني خطوات أقرب نحو الإنجاز، وإن تطوير مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات يبدأ من قدرتك على السيطرة على تركيزك.
إدارة المهام
كما ذكرنا في بداية المقال، ترتيب الأولويات هو أساس أي نظام ناجح، ومن أفضل الأساليب التي يمكن اعتمادها هنا هو مبدأ باريتو، والذي يُعرف بـقاعدة 20/80، أي أن 20% من المهام هي التي تؤدي إلى 80% من النتائج، وعندما تتقن تصنيف المهام وفقًا لأثرها الحقيقي، فأنت تمارس فعليًا واحدة من أهم مهارات إدارة الوقت والإنتاجية.
إدارة التواصل
التواصل الفعّال لا يعني الموافقة على كل شيء أو الاستجابة لكل مكالمة ورسالة، بل يعني أن تكون مدركًا للوقت المناسب للمشاركة في اجتماع، أو الرد على اتصال، أو إجراء مقابلة، وفي بعض الأحيان، يكون أفضل قرار تتخذه هو أن تقول لا بلطف، وكل تواصل غير مدروس قد يتحوّل إلى عامل تشتيت، لذا فالتوازن ضروري، وهو أحد أركان مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات.
إدارة البيئة
بيئتك تلعب دورًا مباشرًا في إنتاجيتك. فالمكان الفوضوي، أو المليء بالمشتتات، يعيق أداءك أكثر مما تتخيل. حافظ على تنظيم مكتبك، ونظافة جهازك، وتهيئة منزلك للعمل إن كنت تعمل عن بُعد، ولا تحتفظ إلا بالأدوات التي تحتاجها فعلاً، فكل بيئة منظمة تسهّل عليك الوصول إلى ما تريد وتمنحك صفاء ذهني يساعدك على الإنجاز.
إدارة التعليم
الإنتاجية لا تتحقّق فقط من خلال العمل، بل من خلال التعلّم المستمر أيضًا. نقص المعرفة حول طبيعة مهامك أو أدواتك أو حتى أساليب التخطيط والتنظيم قد يكون عائقًا خفيًا يقلل من فعاليتك، لذا احرص على تنمية معرفتك، وخصص وقتًا للتعلم الذاتي، واكتساب مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات يتطلب وعيًا متجدّدًا بما تحتاجه فعلًا لتتقدم بثقة وكفاءة.
الأسئلة الشائعة حول مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات
ما الفرق بين المهام العاجلة والمهمة؟
المهام العاجلة هي تلك التي تتطلب تدخلاً فوريًا أو تملك موعدًا نهائيًا قريبًا، أما المهام المهمة فهي التي تؤثر بشكل مباشر على أهدافك طويلة المدى أو تطويرك الذاتي، حتى إن لم تكن ملحة في الوقت الحالي.
ما هي أفضل طريقة لتحديد أولوياتي اليومية؟
استخدم مصفوفة أيزنهاور لتصنيف مهامك إلى: مهم وعاجل، مهم وغير عاجل، غير مهم وعاجل، غير مهم وغير عاجل، وابدأ دائمًا بالمهام المهمة ثم انتقل للعاجلة، كما يمكنك اعتماد مبدأ باريتو 80/20 لتحديد المهام ذات الأثر الأكبر.
كيف أواجه التسويف وأؤجل المهام الهامة باستمرار؟
ابدأ بتقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات صغيرة يسهل تنفيذها. وجرّب تقنيات مثل قاعدة “5 دقائق فقط”، التي تدفعك للبدء دون ضغط، كما أن وضع جدول زمني واضح للمهام ومراقبة تقدمك اليومي يشجّعك على الاستمرار.
في النهاية، تعدّ مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات من الركائز الأساسية لتحقيق النجاح في مختلف جوانب الحياة. فكل دقيقة تُنظَّم بشكل جيد تقرّبك من أهدافك وتخفّف عنك الضغط، وتعلّم أن تختار ما يهم، وتمنح وقتك لما يصنع الفارق، ابدأ بخطوات بسيطة، وداوم على الممارسة، لتصنع لنفسك حياة أكثر إنتاجية وراحة ورضا.
